Tip 1: Decluttering - La Regla de Oro del Orden
El primer paso hacia un espacio de trabajo ordenado es eliminar todo lo que no es esencial. Comienza por vaciar completamente tu escritorio y clasifica cada objeto en categorías: necesario, ocasional y no esencial. Los objetos necesarios deben permanecer al alcance, mientras que los de uso ocasional pueden guardarse en cajones o estantes cercanos. Los no esenciales, por otro lado, deben ser descartados o reubicados. Este proceso no solo libera espacio físico, sino que también despeja tu mente, facilitando la concentración y la creatividad.
Estrategias de Decluttering:
- Uso de bandejas y organizadores: Estos ayudan a agrupar elementos similares, manteniendo tu escritorio libre de desorden.
- Digitalización de documentos: Reduce la acumulación de papel digitalizando lo que puedas. Herramientas como escáneres y apps de digitalización convierten tus documentos físicos en archivos digitales, manteniendo tu espacio de trabajo más limpio y organizado.
- Establece una rutina diaria de orden: Dedica 10 minutos al final de tu jornada laboral para reorganizar tu espacio de trabajo, preparándolo para el día siguiente.
Tip 2: Zonificación - Crea Espacios Dedicados
La eficiencia en el teletrabajo se ve potenciada por la habilidad de definir claramente las zonas de trabajo. Divide tu escritorio en áreas específicas para computación, escritura, y consulta de documentos. Esta zonificación ayuda a minimizar el tiempo de búsqueda y maximiza tu eficiencia al tener todo lo necesario al alcance de la mano.
Implementación de Zonificación:
- Área de tecnología: Donde tu computadora, teclado, y ratón residen. Mantén los cables organizados y fuera de vista con soluciones de gestión de cables.
- Zona de escritura: Un espacio libre de obstrucciones para tomar notas o firmar documentos. Lo más importante es tener una luz que permita ver con claridad para ayudar a la concentración y orden visual.
- Área de referencia: Destina un espacio para almacenar libros, diccionarios, o documentos importantes que necesites consultar frecuentemente.
Tip 3: Almacenamiento Inteligente
La clave para un escritorio ordenado es un sistema de almacenamiento eficiente. Utiliza cajones, estantes, y soportes de documentos para maximizar el espacio vertical y mantener los artículos menos utilizados fuera de la superficie de trabajo pero aún accesibles.
Soluciones de Almacenamiento:
- Cajones con divisiones: Ideales para almacenar artículos de oficina pequeños, evitando que se mezclen y se pierdan.
- Archivadores verticales: Perfectos para ordenar documentos importantes y mantenerlos a mano sin ocupar espacio en el escritorio.
- Estantes flotantes: Aprovechan el espacio de la pared para almacenar libros y decoraciones, liberando espacio en el escritorio.
Tip 4: Personalización Productiva
Personalizar tu espacio de trabajo mejora la satisfacción y la productividad. Sin embargo, es crucial equilibrar la decoración personal con la funcionalidad. Elige elementos que no solo te inspiren, sino que también contribuyan a tu eficiencia.
Ideas para una Personalización Productiva:
-
Plantas: Añaden un toque de naturaleza y tienen beneficios comprobados en la reducción del estrés y el aumento de la productividad. Una pequeña planta de fácil mantenimiento sobre tu escritorio o en un estante cercano puede revitalizar tu espacio de trabajo y mejorar la calidad del aire.
-
Iluminación adecuada: Una lámpara de escritorio con luz ajustable puede ayudarte a evitar la fatiga ocular y mantener tu enfoque. La iluminación puede personalizarse según la hora del día o la tarea que estés realizando, creando un ambiente de trabajo óptimo.
-
Objetos personales significativos: Un par de objetos personales, como una foto familiar, una obra de arte inspiradora o un souvenir de un viaje, pueden hacer que tu espacio de trabajo se sienta más tuyo y aumentar tu conexión emocional con el espacio. Esto te ayuda a sentirte más cómodo y motivado.
-
Colores y texturas: Los colores influyen en nuestro estado de ánimo y productividad. Elige accesorios de escritorio o elementos decorativos en colores que encuentres energizantes o calmantes, según tus necesidades. Las texturas también pueden añadir un nivel de comodidad y calidez a tu espacio de trabajo.
-
Tecnología y herramientas ergonómicas: Invierte en herramientas y tecnología que no solo se vean bien sino que también mejoren tu eficiencia y comodidad. Un teclado ergonómico, un ratón cómodo o un soporte para el monitor que eleve tu pantalla a la altura de los ojos pueden hacer una gran diferencia en tu comodidad y productividad.
Tip 5: La Regla del Mantenimiento Continuo
La organización de tu espacio de trabajo no es un evento único, sino un proceso continuo. La disciplina y la consistencia son fundamentales para mantener un escritorio ordenado y un ambiente de trabajo productivo a largo plazo. Incorporar hábitos diarios y semanales de organización puede transformar el orden en una parte natural de tu rutina de trabajo.
Estrategias para el Mantenimiento Continuo:
- Limpieza diaria: Dedica unos minutos al final de cada día laboral para limpiar tu escritorio. Esto incluye ordenar papeles, limpiar la superficie de trabajo y preparar la lista de tareas para el día siguiente.
- Revisión semanal: Al final de la semana, toma un poco más de tiempo para revisar tu espacio de trabajo. Reorganiza documentos, verifica el inventario de suministros de oficina y ajusta tu sistema de organización si es necesario.
- Minimalismo funcional: Adopta una filosofía de minimalismo funcional. Antes de agregar un nuevo elemento a tu escritorio, considera su utilidad y su impacto en tu productividad. Este enfoque te ayudará a mantener solo lo esencial en tu espacio de trabajo, reduciendo el desorden.
- Digitalización y reducción de papel: Continúa digitalizando documentos siempre que sea posible. Utiliza aplicaciones de gestión de tareas y notas para reducir la dependencia del papel. Esto no solo ayuda a mantener el orden, sino que también es una práctica ambientalmente sostenible.
-
Cultiva la flexibilidad: A medida que tus proyectos y responsabilidades cambian, tus necesidades de organización también lo harán. Permite que tu espacio de trabajo evolucione, adaptándose a nuevas tareas y desafíos. La flexibilidad en tu organización te permitirá mantenerte eficiente y efectivo sin importar lo que demanden tus proyectos.
Algo que NO PUEDE FALTAR en tu orden del teletrabajo es un soporte de tu celular, para que no ocupe espacio que no debe en el escritorio y se enfoque en darte comodidad.